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企業低效率的七大原因
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企業低效率的七大原因
 
作者:鐘威廉William-zhong
 
        許多中小型成長企業往往有這樣的怪現象出現:企業內幾乎每個人都忙不過來,但就是整體效率低下!而且也很難找出原因,不知該如何改善。本文告訴你該從何入手尋找病因。
 
  一、流程不完善 
  流程是企業日常運營的基礎。一個企業的效率低下,首先應檢查:企業的流程是否合理,是否簡潔和高效,能否有改進的地方,改進的可能性有多大。
首先要檢查流程系統本身。組成企業的流程系統絕不是簡單的業務鏈條,而是復
雜而封閉的循環系統,就像人體的血液循環系統,包括:總系統、各支系統、各細支系統,以及末梢系統。因此,首先應檢查企業流程的循環系統從起點到末梢是否暢通,是否閉合,有沒有斷裂、梗阻、栓塞的地方,有沒有冗余和不夠的地方,是否需要添加新的系統。其次,還應該檢查流程是否格式化、模版化,流量是否合理穩定,每一管道上的設計的流量是否合理,而實際流動中是否達標、超標。
流程檢查,還應包括檢查流程上流的是什么內容。近年來,許多企業都在優化、再造流程,那么流程上究竟流的是什么呢?概括起來有四方面:一是物流;二是信息流;三是現金流;四是文化流——流程上流的是企業的個性和特色,也就是企業文化。
之所以企業能夠在競爭激烈的市場上被顧客識別出來,關鍵原因是流程上流動著企業與眾不同的基因,流動著企業的形象代言人,即員工的行為方式,流動著企業基本的價值趨向和理念。
 
 二、制度不支持
  如果流程沒有什么問題,就檢查管理制度是否真的支持流程及流動的內容,制度是否充分尊重人文情懷:過于嚴格了,大家會變著法子鉆制度的漏洞,甚至集體對抗制度;過于寬松了,約束力又不夠。
如果說,流程是水的話,那么制度就是流水的管線。如果管子不嚴密,管子粗細搭配不合理,或管子根本沒有對接起來,那么將直接影響系統流水。此外,還應關注流程上流的內容是否正確,內容是否為亂流?
 
 三、監管不到位
  即便企業有很好的流程和管理制度,但如監管不力,或監管不到位,或監管越位,或監管手段落后,或監管人員素質有問題,甚或組織架構太復雜,都會大大降低整個系統的運營效率。流程和制度都是固化的,而監管是靈活的,監管必須按原則辦事。
如果監管者辦事不公,會極大降低人們對流程和制度的忠誠;如監管者素質低下,根本不懂得如何監管,那么勢必會監管無力,導致不知道大家都在忙什么,是否忙得對了,乃至是否真在忙;如監管過于嚴格和僵化,不知道原則和靈活相結合,固守過時的制度,那么將極大限制人們的積極性和創造,甚至促使員工為了迎合監管而忙;如身處高位的人沒有被監管的意識,甚至領導帶頭忙超越流程和制度,那么監管力量也將大大削弱。
 
 四、技術不匹配
  大家都很忙,都喊累,但整體效率不高的第四個原因是管理手段問題。正常情況下,管理手段落后會極大限制企業的管理效率,尤其是制造業里最明顯。同樣是電腦,286和奔騰的運行速度和工作品質是天壤之別;同樣是信息傳遞,寬帶和撥號上網的速度也有成倍的差別。更重要的是,設備落后會影響到員工的情緒,而情緒是相互傳染的,進而影響到工作積極性。
  但是,如果技術手段太超前了,也會限制企業內部的工作效率。這是因為企業環境不支持設備的運作,影響設備正常工作能量的發揮。因此,可能放著高級設備反而用不上,或用時又發揮不出其應有的效率,而且在與其它流程環節對接時提高了工作成本,自然也會降低工作效率。
  同時,管理技術手段不僅要與企業的實際環境相適應,而且應與企業的外部環境相適應。如果企業內部的局部工作效率高,但與之對接的外部環境的工作效率低,大家就只能處在無休止地無奈等待之中,必然工作效率也會隨之降下來。
 
 五、素質不夠高
很顯然,員工的職業素質在極大地決定著工作效率。員工的職業素質就是整體員工的職業品質。
什么是品?品就是員工與工作有關的社會屬性,主要是指與崗位有關的職業道德。
什么是質?質是指與崗位有關的自然屬性,包括:職業意識、知識、技能、智慧、資源等。而其中的職業意識又是至關重要的。職業意識是什么呢?就是指在崗人員應該知道自己該干什么和怎么干。
  有些企業之所以效率低下,就是與企業員工的品質有關,尤其與質有關。一個質地很好的員工,其工作效率可能是一般員工的兩倍、3倍、甚至10倍以上,更重要的是工作質量不一樣。布置同樣的工作,質地優異的員工可能一天之內就完成了,而質地差的員工非常努力,卻一周后才完成,而且工作質量根本不可能與質地好的員工同日而語。僅從花費的時間量來說就有7倍的差距,更不用考量質的差距了。但在長期平均思想的支配下,員工之間顯然不可能有7倍的薪金待遇,自然那些質地優秀的員工會逐漸流失,沉淀下質地一般的員工。留下的員工雖然職業道德很好,非常努力,都很忙,但企業的整體工作效率卻很低下。
 
 六、主管能力差
  俗話講:“兵熊熊一個,將熊熊一窩”。盡管大家都十分忙,但由于高級管理人員能力有限,不具備戰略上布局謀篇,不會在戰術上指揮調度協調,更不能很好地識人、用人,不能有效地充分利用有限的資源,不能夠做到知己知彼、知天知地,所以造成在錯誤的時間、錯誤的地點、用很優秀的士兵打錯誤的戰斗,失敗肯定是必然的。
        作為主管,尤其高級主管,千萬注意不要讓員工無為的勞作,要知道你的一個指令將會傳導到基層,各級員工都會為你的指令而忙。如果忙了半天沒有效果,是無為的勞作,甚至是負面的勞作,若領導者又不敢承擔責任,試想其結局會如何?
        如果這樣的次數多了,員工也就疲了。然而又不能違抗命令,怎么辦?員工就會兵來將擋,你有千條令我不行,我就自掃門前雪。結果大家都在忙,其實是各忙各的,是裝著忙的樣子給上級主管看,一級*一級。
        還有一種情況,就是朝令夕改。作為企業主管,做決策前不慎重,或決策力不夠,或耳根子軟,做了決策發布指令后又感覺原來決策不好,想修改決策,于是出現決策指令正在實施過程中,隨意、隨時、隨便、隨機修改指令,導致隨意文化滋生。剛開始下屬對此不舒服,時間長了摸準了上司的秉性和行事風格,盡管上司發布了命令,又估計上司會修改指令,于是就開始佯動而不真動。結果上司看見下屬在動也就心滿意足了,可就是遲遲不出結果,沒有效率。
 
 七、文化導向偏
  企業文化的導向也影響著企業整體的效率。如果企業鼓勵個人英雄主義,不注意培養團隊意識和協同作戰能力,那么盡管每個人都想當英雄,每個人都很忙,但是大家沒有養成協同作戰的意識和習慣,個人、部門之間存在著邊界高墻,效率也高不了。更為嚴重者,擔心他人可能成為英雄影響自己,于是制肘他人,甚至使絆兒。
  如果企業倡導“忙”文化,那么員工必將為忙而忙,這在一些成長型企業特別明顯。老板最看不慣的就是大家閑,員工一閑,老板心里就堵得慌。于是不問員工是否完成了任務,而只看是不是在忙。有的老板不直接說閑的員工,而是轉彎抹角地去表揚忙的員工,尤其重點表揚加班加點的員工。殊不知,員工之所以加班,大多是因為質地不行,上班時間忙不到點子上,瞎忙;而有的人,就愛下班干活;更有甚者是品的問題,故意加班給老板看的。結果老板發現了加班者就表揚,下面就必然會為忙而忙。結果是越忙越受到老板的表揚,越表揚人們就會越忙,忙而無效。
  所以企業應改變“忙”文化,把每個人的工作安排細化,要求在規定的時間完成規定任務,把關注形式轉變為關注結果和過程相結合上來。但也不能走上另一極端——只關注結果,以致出現為結果而結果的現象,那會導致更惡劣的企業文化。
 
        臺灣創智企業管理顧問公司
 
        企業家貼身顧問:鐘威廉(william-zhong)
 
        2008-8-15于杭州
 


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